Aigis Lakiasiaintoimiston yleinen tietosuojaseloste

Aigis Lakiasiaintoimisto Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty 26.7.2026

Tämä tietosuojaseloste ei koske YhdistysLex-palvelua. YhdistysLex-palvelun henkilötietojen käsittelystä kerrotaan sen omassa tietosuojaselosteessa.

Seloste koskee luonnollisten henkilöiden henkilötietojen käsittelyä. Asiakkaana olevan yhdistyksen, säätiön, yrityksen tai muun oikeushenkilön tiedot eivät sellaisinaan ole henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Aigis Lakiasiaintoimisto Oy

Y-tunnus: 3512068-6

Sähköposti: toimisto@aigis.fi

Verkkosivusto: aigis.fi

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen toimisto@aigis.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

  • nimi ja yhteystiedot;
  • henkilön asema tai tehtävä asiakkaana olevassa tai toimeksiantoon liittyvässä organisaatiossa;
  • Aigiksen ja asiakkaan, asiakkaan yhteyshenkilön tai muun henkilön välinen viestintä;
  • toimeksiannon hoitamiseksi toimitettuihin asiakirjoihin ja muihin aineistoihin sisältyvät henkilötiedot;
  • asiakkaan organisaation jäsenten, hallituksen jäsenten, toimihenkilöiden, työntekijöiden sekä muiden toimeksiannon kannalta merkityksellisten henkilöiden tiedot;
  • laskutukseen ja maksuihin liittyvät henkilötiedot; sekä
  • verkkosivuston käytön yhteydessä muodostuvat tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite, pyynnön ajankohta sekä selainta, päätelaitetta ja verkkopyyntöä koskevat tekniset tiedot.

Toimeksiannon luonteesta riippuen aineistoon voi poikkeuksellisesti sisältyä myös yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä henkilötietoja. Emme pyydä tai käsittele tällaisia tietoja, elleivät ne ole toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeellisia ja niiden käsittelylle ole tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

3.1 Yhteydenotot ja toimeksiannon valmistelu

Kun otat meihin yhteyttä esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse, käsittelemme yhteydenoton käsittelemiseksi tarvittavia henkilötietoja. Tietoja voidaan käsitellä myös toimeksiannon sisällön selvittämiseksi, tarjouksen laatimiseksi sekä sen arvioimiseksi, voimmeko ottaa toimeksiannon hoidettavaksemme.

Jos mahdollinen asiakas on luonnollinen henkilö, käsittely voi perustua rekisteröidyn pyynnöstä tehtäviin toimenpiteisiin ennen sopimuksen tekemistä.

Kun yhteydenotto tehdään yhdistyksen, säätiön, yrityksen tai muun oikeushenkilön puolesta, yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely perustuu Aigiksen oikeutettuun etuun käsitellä yhteydenottoja, valmistella mahdollisia toimeksiantoja ja hoitaa asiakassuhteita.

3.2 Oikeudellisten toimeksiantojen hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja oikeudellisten palvelujen tarjoamiseksi ja asiakkaidemme toimeksiantojen hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi oikeudellisen tilanteen selvittämiseksi, neuvonnan antamiseksi, asiakirjojen tarkastamiseksi ja laatimiseksi sekä toimeksiantoon liittyvän yhteydenpidon hoitamiseksi.

Jos asiakas on luonnollinen henkilö, hänen henkilötietojensa käsittely perustuu pääsääntöisesti asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon.

Kun asiakkaana on oikeushenkilö, sen yhteyshenkilöiden sekä muiden toimeksiantoon liittyvien henkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu Aigiksen tai asiakkaan oikeutettuun etuun saada ja tarjota oikeudellisia palveluja sekä hoitaa toimeksianto asianmukaisesti.

Käsittely voi lisäksi perustua Aigista koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Jos toimeksiannon hoitaminen edellyttää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, käsittely voi perustua yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohtaan.

Rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain, jos tietosuojalainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät, esimerkiksi silloin, kun käsittely on tarpeen oikeusvaateen selvittämiseksi, laatimiseksi, esittämiseksi, puolustamiseksi tai ratkaisemiseksi.

3.3 Laskutus ja taloushallinto

Laskutuksen ja taloushallinnon yhteydessä käsittelemme tarpeellisia henkilötietoja, kuten laskutusyhteyshenkilön nimeä ja yhteystietoja sekä laskuihin ja maksuihin sisältyviä henkilötietoja.

Käsittely perustuu Aigiksen oikeutettuun etuun hoitaa asiakassuhteeseen liittyvää laskutusta ja maksujen seurantaa sekä Aigista koskevien lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvollisuuden, täyttämiseen.

Jos asiakas on luonnollinen henkilö, käsittely voi lisäksi perustua asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon.

3.4 Verkkosivusto

Verkkosivuston teknisen toteutuksen yhteydessä verkkopalvelin käsittelee automaattisesti teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoitetta, pyynnön ajankohtaa sekä verkkopyyntöön, selaimeen ja päätelaitteeseen liittyviä teknisiä tietoja.

Tietoja käsitellään verkkosivuston teknisen toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi sekä teknisten ongelmien ja mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi. Käsittely perustuu Aigiksen oikeutettuun etuun ylläpitää turvallista ja toimintavarmaa verkkosivustoa.

Aigis käyttää Google Search Console -palvelua verkkosivuston hakukonenäkyvyyden ja hakutuloksissa suoriutumisen seuraamiseen. Aigikselle palvelusta välittyvät tiedot ovat pääosin tilastollisia ja koontitasoisia. Aigis ei käytä Google Search Consolea yksittäisten verkkosivuston käyttäjien tunnistamiseen tai profilointiin.

4. Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti:

  • rekisteröidyltä itseltään;
  • asiakkaalta tai asiakkaan edustajalta;
  • asiakkaan toimeksiannon yhteydessä toimittamista asiakirjoista ja muusta aineistosta; sekä
  • julkisista rekistereistä ja muista julkisista lähteistä silloin, kun tietojen käyttäminen on toimeksiannon hoitamiseksi tarpeellista.

Verkkosivuston tekniset lokitiedot muodostuvat automaattisesti verkkosivuston käytön yhteydessä.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja käsitellään Aigiksen sisällä vain siltä osin kuin se on työtehtävien hoitamiseksi tarpeellista.

Käytämme toiminnassamme ulkopuolisia palveluntarjoajia, joille henkilötietoja voidaan siirtää tai joiden järjestelmissä henkilötietoja voidaan käsitellä palvelun toteuttamiseksi. Tällaisia ovat erityisesti:

  • Microsoftin pilvi- ja sähköpostipalvelut, joita käytämme muun muassa sähköpostiviestintään ja toimeksiantoihin liittyvien tiedostojen säilyttämiseen;
  • verkkosivuston hosting- ja muut tekniset palveluntarjoajat;
  • kirjanpito- ja muut taloushallinnon palveluntarjoajat; sekä
  • muut toiminnan kannalta tarpeelliset IT-palveluntarjoajat.

Henkilötietoja voidaan lisäksi välittää esimerkiksi pankeille ja muille maksuliikenteeseen osallistuville toimijoille siltä osin kuin se on maksujen käsittelemiseksi tarpeellista.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos Aigis on lain nojalla velvollinen luovuttamaan tietoja.

Kun palveluntarjoaja toimii Aigiksen henkilötietojen käsittelijänä, henkilötietojen käsittelystä sovitaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme myy henkilötietoja.

6. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista tai niiden alihankkijoista voi käsitellä henkilötietoja myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrolle varmistetaan yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste. Siirto voi perustua esimerkiksi Euroopan komission päätökseen kyseisen maan tai järjestelyn tietosuojan riittävästä tasosta tai Euroopan komission hyväksymiin tietosuojaa koskeviin vakiolausekkeisiin ja tarvittaessa niitä täydentäviin suojatoimiin.

Lisätietoja henkilötietojen siirroista ja käytettävistä suojatoimista voi pyytää osoitteesta toimisto@aigis.fi.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään, jos se on poikkeuksellisesti tarpeen esimerkiksi keskeneräisen asian, oikeudellisen vaatimuksen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi.

Yhteydenottoihin, jotka eivät johda toimeksiantoon, liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta.

Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Tilinpäätökseen, kirjanpitoihin ja muuhun kirjanpitolain mukaan kymmenen vuotta säilytettävään aineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteisiin, liiketapahtumia koskevaan kirjeenvaihtoon ja muuhun vastaavaan kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Verkkosivuston teknisiä lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Aigiksen verkkosivuston hallintapalvelussa lokitietoja on saatavilla enintään seitsemän päivän ajalta.

Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada vahvistus siitä, käsittelemmekö häntä koskevia henkilötietoja, saada tutustua näihin tietoihin sekä saada tietoa niiden käsittelystä;;
  • vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista;
  • vaatia henkilötietojen poistamista, jos poistamisen edellytykset täyttyvät;
  • vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, jos rajoittamisen edellytykset täyttyvät;
  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella; sekä
  • soveltuvissa tilanteissa saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeudet eivät ole ehdottomia. Oikeuden soveltuminen riippuu muun muassa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta. Esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen poistamisen.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen toimisto@aigis.fi.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Teillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsotte, että henkilötietojenne käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi