Säätiöiden apurahatoiminnalla on keskeinen merkitys tieteen, taiteen, tutkimuksen ja monien muiden yleishyödyllisten tarkoitusten edistämisessä. Vaikka apurahojen myöntäminen on monen säätiön keskeinen toimintamuoto, siihen liittyy myös joukko oikeudellisia seikkoja, jotka säätiön johdon tulee ottaa huomioon.
Hyvin suunniteltu apurahaprosessi paitsi ennaltaehkäisee oikeudellisia riskejä myös vahvistaa säätiön vaikuttavuutta ja uskottavuutta. Tässä artikkelissa Aigiksen säätiöihin erikoistunut juristi Sami Makkonen käy läpi, millä oikeudellisilla perusteilla säätiö voi myöntää apurahoja ja mitä seikkoja säätiön johdon kannattaa huomioida apurahaprosessin eri vaiheissa.
Aigis avustaa säätiöitä apurahatoimintaan liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä. Neuvomme säätiöitä muun muassa hakumenettelyn järjestämisessä, apurahojen myöntämisperusteiden suunnittelussa ja keskeisten ehtojen asettamisessa. Tavoitteemme on auttaa säätiöitä rakentamaan apurahaprosessi, joka tukee säätiön tarkoituksen toteuttamista ja vaikuttavuutta.
Tarjoamme lisäksi käytännön tukea apurahahakujen toteuttamiseen, hakijoiden taustojen tarkastamiseen ja selvitysten arviointiin. Kun apurahaprosessin juridiset ja hallinnolliset kysymykset on suunniteltu huolellisesti, säätiön johto voi keskittyä olennaiseen: säätiön tarkoituksen edistämiseen ja yhteiskunnallisesti vaikuttavan toiminnan tukemiseen.
Haluatteko päivittää tai tarkastella säätiönne apurahaprosessia? Ota yhteyttä suoraan asiantuntijaamme sami.makkonen@aigis.fi, niin katsotaan, kuinka voimme olla avuksi.
Mitä säätiön tulee ottaa huomioon apurahoja myöntäessään?
Säätiön tarkoitus määrittää apurahatoiminnan rajat
Vaikka säätiölaissa ei ole erillisiä säännöksiä apurahojen, stipendien tai muiden avustusten myöntämisestä, säätiön hallituksen on huolehdittava siitä, että apurahatoiminta toteutetaan säätiölain yleisten periaatteiden, säätiön sääntöjen ja hyvän säätiötavan mukaisesti.
Apurahojen myöntäminen on osa säätiön tarkoituksen toteuttamista. Jokaisen apurahapäätöksen tulee siten perustua säätiön sääntöihin ja edistää sitä tarkoitusta, jota varten säätiö on perustettu. Hallitus ei voi käyttää säätiön varoja sellaisiin kohteisiin tai tarkoituksiin, joista säätiön säännöissä ei ole määrätty. Apurahojen myöntämisen edellytyksenä on siis se, että säätiön säännöissä on määritelty apurahojen, avustusten tai muun vastaavan tuen jakaminen säätiön toiminnan muodoksi.
Yksinkertaistaen säätiön pitäisi pystyä osoittamaan, miten yksittäinen apurahapäätös edistää säätiön tarkoitusta, mikä korostaa huolellisesti laadittujen myöntökriteerien merkitystä. Kriteerien tulisi olla hyvän säätiötavan mukaisesti selkeitä, objektiivisia ja hakijoiden saatavilla. Samalla säätiön on huolehdittava siitä, että apurahahakemusten käsittely, arviointi ja päätöksenteko toteutetaan ja dokumentoidaan asianmukaisesti.
Säätiön johdon tulee kiinnittää erityistä huomiota myös lähipiirisääntelyyn. Myöntöpäätöksissä tai -kriteereissä ei saa suosia lähipiiriä. Hallituksen on voitava tarvittaessa osoittaa, että mahdollinen tuki perustuu säätiön tarkoitukseen eikä lähipiiriasemaan. Esteellisyyssäännösten huolellinen noudattaminen on olennainen osa tätä arviointia.
Millä perusteilla apuraha voidaan myöntää?
Apurahan myöntämisen lähtökohtana pitäisi aina olla säätiön tarkoitus. Säätiön johto ei voi jakaa säätiön varoja vapaasti oman harkintansa mukaan, vaan jokaisen myönnettävän apurahan tulee edistää sitä tarkoitusta, joka on määritelty säätiön säännöissä.
Säätiön säännöissä voidaan määritellä esimerkiksi, että säätiö tukee tieteellistä tutkimusta, taiteellista toimintaa, koulutusta, ympäristönsuojelua tai tietyn alan kehittämistä. Säätiön johdon tehtävänä on varmistaa, että myönnettävä apuraha kohdistuu juuri tällaisiin tarkoitusperiin. Säätiön toiminta voi olla myös rajattu kohdistumaan maantieteellisesti, tiettyyn ammattiryhmään, tieteenalaan tai muuhun ennalta määriteltyyn kohderyhmään. Tällöin apurahoja voidaan myöntää vain näihin raameihin sopiville hakijoille tai hankkeille.
Apurahapäätösten tulisi perustua objektiivisiin, läpinäkyviin ja ennalta määriteltyihin arviointiperusteisiin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
- hankkeen tai tutkimuksen laatu
- hankkeen vaikuttavuus ja yhteiskunnallinen merkitys
- hakijan osaaminen ja aikaisemmat näytöt
- hankkeen toteuttamiskelpoisuus
- säätiön tarkoituksen toteutumisen aste
Selkeät valintaperusteet parantavat hakijoiden yhdenvertaista kohtelua ja helpottavat hallitusta osoittamaan jälkikäteen, mihin päätös on perustunut. Tämä on erityisen tärkeää silloin, jos apurahansaajien joukossa voi olla lähipiiriin kuuluvia tahoja.
Vaikka säätiö voi määritellä tukensa kohderyhmän sääntöjensä puitteissa, apurahojen myöntämisessä on vältettävä perusteetonta suosimista. Säätiölaki kieltää lähipiirin suosimisen, minkä vuoksi hallituksen on arvioitava erityisen huolellisesti tilanteita, joissa hakijana on säätiön perustaja, hallituksen jäsen, muu lähipiiriin kuuluva henkilö tai sellaisen perheenjäsen. Apuraha voidaan tällöin myöntää vain, jos päätös perustuu samoihin objektiivisiin arviointiperusteisiin kuin muidenkin hakijoiden kohdalla, eikä kyse ole lähipiiriaseman perusteella annetusta edusta.
Apurahahaun toteuttaminen juridisesti kestävällä tavalla
Apurahahaun järjestämiseen liittyy hakuprosessin toteuttamista koskevien hallinnollisten kysymysten lisäksi paljon huomioitavia oikeudellisia seikkoja. Juridisesti kestävällä pohjalla oleva apurahahaku suojaa säätiötä oikeudellisilta riskeiltä, vahvistaa toiminnan vaikuttavuutta ja lisää hakijoiden luottamusta säätiön toimintaan.
Selkeät ja ennakoitavat hakukriteerit
Juridisesti kestävän apurahahaun perusta luodaan jo ennen haun avaamista. Säätiön on suotavaa määritellä hakukelpoisuusvaatimukset, arviointikriteerit ja hakuprosessin kulku riittävän tarkasti ennakkoon. Hakijoiden on voitava etukäteen ymmärtää, kenelle apurahat on tarkoitettu, millä perusteilla hakemuksia arvioidaan ja miten päätöksenteko etenee.
Epäselvät tai jälkikäteen muutetut valintaperusteet voivat synnyttää epäilyksiä hakijoiden yhdenvertaisesta kohtelusta ja vaikeuttaa hallituksen mahdollisuuksia osoittaa päätösten perustuneen objektiivisiin arviointiperusteisiin. Tarkasti määritellyt myöntämisperusteet ennaltaehkäisevät ylimääräistä hallinnollista työtä ja oikeudellisia ja maineriskejä.
Avoin ja tasapuolinen hakumenettely
Säätiön on huolehdittava siitä, että tieto apurahahausta tavoittaa säätiön tarkoituksen piiriin kuuluvat potentiaaliset hakijat riittävällä tavalla. Hakuilmoitukseen kannattaa sisällyttää riittävät tiedot apurahan tarkoituksesta, hakukriteereistä, hakemusasiakirjoista, aikataulusta ja mahdollisista apurahaan liittyvistä ehdoista. Samanlaisia hakemuksia tulee arvioida samoilla perusteilla ja saman arviointimenettelyn mukaisesti.
Esteellisyys ja lähipiirisääntely
Apurahahakemusten käsittelyssä korostuu lähipiirisääntelyn merkitys. Hallituksen jäsen, asiantuntija tai muu päätöksentekoon osallistuva henkilö ei saa osallistua sellaisen hakemuksen käsittelyyn, jossa hänen puolueettomuutensa voi vaarantua esimerkiksi sukulaisuuden, yhteistyösuhteen tai muun henkilökohtaisen sidonnaisuuden vuoksi.
Esteellisyyksiin liittyvät tilanteet kannattaa dokumentoida huolellisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että esteellinen henkilö poistuu asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi ja että tämä kirjataan pöytäkirjaan.
Hakijoiden taustojen arviointi
Säätiöllä on oikeus arvioida hakijoiden kelpoisuutta ja hankkeiden toteuttamiskelpoisuutta ennen apurahapäätöksen tekemistä, mikä on myös säätiön johdon huolellisuusvelvollisuuden näkökulmasta tarpeen. Tarvittaessa säätiö voi tarkastaa julkisia tietoja, aiempia näyttöjä, referenssejä tai muita hakemuksen arvioinnin kannalta olennaisia seikkoja. Taustaselvitysten tulee kuitenkin olla suhteellisia, perusteltuja ja tietosuojasääntelyn mukaisia.
Erityisesti tilanteissa, joissa kyse on merkittävistä avustuksista tai pitkäkestoisista hankkeista, huolellinen taustojen arviointi on osa säätiön riskienhallintaa. Sen avulla voidaan vähentää väärinkäytösten riskiä ja varmistaa, että säätiön varat kohdentuvat tarkoituksenmukaisesti.
Apurahan käytön seuranta
Apurahan myöntämisen ei pitäisi merkitä säätiön seurannan päättymistä. Säätiön hallituksen pitäisi riittävällä tavalla huolehtia siitä, että säätiön varoja käytetään siihen tarkoitukseen, jota varten ne on myönnetty. Apurahan käytön seurannan tavoitteena on varmistaa, että säätiön tarkoitus toteutuu käytännössä ja että säätiön varallisuutta käytetään tehokkaasti.
Miten säätiö voi varmistua apurahan tarkoituksenmukaisesta käytöstä?
Seurannan lähtökohtana ovat apurahapäätöksen yhteydessä asetetut ehdot. Mitä täsmällisemmin apurahan käyttötarkoitus, käyttöaika ja raportointivelvollisuudet on määritelty, sitä helpompi säätiön on arvioida myöhemmin, onko apuraha käytetty päätöksen mukaisesti.
Käytännössä seuranta perustuu usein apurahansaajalta saataviin selvityksiin, väliraportteihin tai loppuraportteihin. Raportoinnin avulla säätiö saa tietoa hankkeen etenemisestä, saavutetuista tuloksista ja siitä, miten myönnetyt varat on käytetty. Samalla säätiö voi arvioida, kuinka hyvin tuettu toiminta on edistänyt säätiön tarkoitusta.
Mitä suurempi apuraha tai mitä merkittävämpi hanke on kyseessä, sitä tärkeämmäksi seurannan merkitys yleensä muodostuu. Erityistä huolellisuutta voi edellyttää esimerkiksi monivuotinen tutkimushanke, kansainvälinen yhteistyöprojekti tai huomattavan suuri avustus, jonka vaikutukset ulottuvat useiden vuosien päähän. Tällöin säätiö voi hyvin asettaa vaiheittaisia raportointivelvollisuuksia, pyytää lisäselvityksiä tai hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita raporttien arvioinnissa. Huolellinen seuranta auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat jo varhaisessa vaiheessa ja vähentää säätiön oikeudellisia sekä maineeseen liittyviä riskejä.
Mitä säätiö voi tehdä, jos apurahaa ei käytetä päätöksen mukaisesti?
Kaikki hankkeet eivät etene alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Muutokset voivat johtua esimerkiksi tutkimushankkeen viivästymisestä, kustannusrakenteen muuttumisesta tai siitä, ettei hanketta voida toteuttaa lainkaan. Tällaisissa tilanteissa säätiön tulee arvioida tapauskohtaisesti, voidaanko käyttötarkoitusta muuttaa, tuleeko apurahaa palauttaa osittain tai kokonaan taikka onko maksamisen keskeyttäminen perusteltua.
Jotta säätiöllä olisi käytännössä mahdollisuus puuttua ongelmatilanteisiin, takaisinperintää ja maksatuksen keskeyttämistä koskevien ehtojen tulisi olla määriteltyinä jo apurahapäätöksen yhteydessä. Selkeät ehdot ennaltaehkäisevät epäselvyyksiä ja parantavat sekä säätiön että apurahansaajan oikeusturvaa.
Aigiksen asiantuntijapalvelut säätiön apurahatoiminnan ja hallinnon tukena
Säätiön apurahatoimintaan liittyy merkittäviä oikeudellisia, hallinnollisia ja käytännön kysymyksiä, joiden asianmukainen hoitaminen edellyttää usein säätiöoikeuden erityisasiantuntemusta. Tavoitteemme Aigiksella on auttaa rakentamaan toimintamallit, jotka tukevat säätiön tarkoituksen toteuttamista ja vähentävät oikeudellisia riskejä.
Säätiöoikeudellinen neuvonta päätöksenteon tukena
Apurahojen myöntämisen perustana ovat säätiön säännöt, säätiölain vaatimukset ja säätiön johdon huolellisuusvelvollisuus. Avustamme säätiöitä arvioimaan, miten säätiön tarkoitus tulee ottaa huomioon apurahapäätöksissä, miten lähipiirisääntely huomioidaan ja millaisia oikeudellisia reunaehtoja apurahatoimintaan liittyy.
Apurahakriteerien ja ehtojen suunnittelu
Selkeät myöntämisperusteet ja hyvin laaditut apurahaehdot muodostavat vaikuttavan apurahatoiminnan perustan. Autamme säätiöitä laatimaan arviointiperusteet ja apurahan ehdot siten, että ne edistävät säätiön tarkoitusta sekä antavat säätiölle riittävät keinot seurata apurahojen käyttöä ja reagoida ongelmatilanteisiin. Huolellisesti laaditut ehdot vähentävät riskejä tilanteissa, joissa apurahan käyttö poikkeaa alkuperäisestä suunnitelmasta tai takaisinperintä tulee ajankohtaiseksi.
Apurahahaun toteuttaminen ja prosessien kehittäminen
Aigis neuvoo säätiöitä apurahahakuprosessin suunnittelussa ja toteuttamisessa hakuilmoituksen laatimisesta hakemusten arviointiin ja päätöksenteon dokumentointiin. Tavoitteena on luoda menettelytavat, jotka ovat sekä käytännössä toimivia että oikeudellisesti kestäviä. Samalla autamme varmistamaan, että esteellisyyskysymykset, tietosuojavelvoitteet ja muut oikeudelliset näkökohdat huomioidaan asianmukaisesti koko prosessin ajan.
Hakijoiden taustojen tarkastaminen
Apurahaa myöntävällä säätiöllä on perusteltu intressi varmistua siitä, että sen myöntämät varat käytetään vastuullisesti ja säätiön tarkoituksen mukaisesti. Avustamme hakijoiden taustojen selvittämiseen liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä sekä toteutamme selvityksiä. Näin säätiö voi paremmin hallita sekä taloudellisia että maineeseen kohdistuvia riskejä.
Apurahojen käytön seuranta ja selvitysten tarkastaminen
Myönnetyn apurahan vaikuttavuus ja tarkoituksenmukainen käyttö voidaan varmistaa vain asianmukaisen seurannan avulla. Aigis avustaa raporttien arvioinnissa, raportointikäytäntöjen kehittämisessä sekä tilanteissa, joissa apurahan käyttötarkoitus muuttuu tai takaisinperintä tulee arvioitavaksi. Tavoitteena on auttaa säätiötä varmistamaan, että myönnetty tuki toteuttaa tehokkaasti niitä tavoitteita, joita sillä tavoitellaan.
Kokonaisvaltainen kumppani säätiöille
Tarjoamme säätiöille kokonaisvaltaista tukea niin yksittäisissä oikeudellisissa kysymyksissä kuin koko apurahatoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Asiantunteva ennakollinen neuvonta auttaa ehkäisemään ongelmia, vahvistaa hyvää hallintoa ja antaa säätiön johdolle varmuuden siitä, että apurahatoimintaa harjoitetaan säätiön tarkoituksen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Apurahasäätiöille Aigis tarjoaa myös hallinnollista sihteeripalvelua apurahahakujen järjestämiseen.
Aigiksen säätiöjuristi tukenasi
Tarvitsetko tukea apurahaprosessin kehittämiseen? Ota yhteyttä, niin katsotaan, kuinka voimme olla avuksi.
Sami Makkonen
Osakas, OTM (Helsingin yliopisto)
sami.makkonen@aigis.fi