Kirjanpitolautakunnan (KILA) lausunto 2125/2026 selkeyttää tilinpäätöksen sähköistä allekirjoittamista ja miten allekirjoittajien roolit tulee ymmärtää sähköisessä allekirjoitusjärjestelmässä.
Mitä KILA:lta kysyttiin?
Hakija pyysi kirjanpitolautakunnalta kannanottoa tilanteeseen, joissa sähköinen allekirjoitusjärjestelmä mahdollistaa allekirjoittamisen joko omana itsenään tai organisaation edustajana.
Kysymys koski muun muassa sitä, voivatko hallituksen jäsenet tai toimitusjohtaja allekirjoittaa tilinpäätöksen organisaation edustajina ja mikä merkitys sähköiseen allekirjoitukseen tallentuvilla teknisillä roolitiedoilla on.
Taustalla on käytännön ongelma; monet sähköiset allekirjoituspalvelut edellyttävät allekirjoittajalta roolin valintaa. Valittu rooli tallentuu allekirjoitussivulle ja voi myöhemmin näkyä osana asiakirjan todentamisketjua.
KILA: hallituksen jäsen allekirjoittaa henkilönä, ei organisaation edustajana
Kirjanpitolautakunnan mukaan yhteisön tai säätiön hallituksen jäsen ei allekirjoita tilinpäätöstä oikeushenkilön edustajana, vaan henkilökohtaisesti luonnollisena henkilönä. Sama koskee toimitusjohtajaa.
KILA perustelee tätä sillä, että hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja valitaan tehtäviinsä henkilökohtaisesti. He eivät siis toimi allekirjoitushetkellä organisaation edustajina samalla tavalla kuin esimerkiksi henkilö, jolla on allekirjoitusoikeus yhtiön puolesta sopimuksia tehtäessä.
Miksi roolilla on merkitystä?
Sähköisten allekirjoitusjärjestelmien logiikka perustuu usein sopimusoikeudellisiin tilanteisiin, joissa henkilö saattaa allekirjoittaa asiakirjan yrityksen edustajana tai valtuutettuna.
Tilinpäätöksen allekirjoittaminen on kuitenkin erilainen tilanne.
KILA kuitenkin muistuttaa, että kirjanpidon ja tilinpäätöksen oikeellisuutta koskeva vastuu syntyy lain perusteella riippumatta siitä, mitä teknisiä roolitietoja allekirjoitusjärjestelmään on syötetty. Jos järjestelmään merkitsee toimivansa oikeushenkilön puolesta, ei tämä poista henkilökohtaista vastuuta.
Mitä tietoja tilinpäätöksen allekirjoitussivulla tulee näkyä?
KILA muistuttaa myös aiempaan lausuntokäytäntöönsä viitaten, ettei tilinpäätöksen käyttäjältä voida edellyttää ylimääräisiä selvitystoimia allekirjoittajien tunnistamiseksi.
Hyvän kirjanpitotavan mukaista on, että allekirjoitussivulta ilmenevät selkeästi:
- allekirjoittajan nimi,
- allekirjoittajan asema ja
- tilinpäätöksen hyväksymispäivä.
Mitä jos sähköisen allekirjoituksen rooli on väärä?
Voiko väärä roolivalinta sitten tehdä tilinpäätöksestä virheellisen?
KILA ottaa tähän käytännönläheisen kannan ja katsoo lausunnossaan, että allekirjoittajan asemaa koskeva virhemerkintä ei itsessään voi lähtökohtaisesti vaarantaa kirjanpitolaissa tarkoitetun oikean ja riittävän kuvan toteutumista.
Toisin sanoen yksittäinen virhe allekirjoitusjärjestelmän metatiedoissa tai allekirjoitussivulla ei todennäköisesti johda siihen, että tilinpäätös olisi kirjanpitolain vaatimuksia.
Entä tilintarkastajan allekirjoitus?
Hakija pyysi lausuntoa myös tilanteista, joissa tilintarkastajana toimii tilintarkastusyhteisö tai yhteisössä työskentelevä henkilö. Tältä osin KILA ei kuitenkaan ottanut kantaa asiaan.
Kirjanpitolautakunta totesi, ettei tilintarkastuksen yleinen ohjaus kuulu sen toimivaltaan. Näin ollen tilintarkastajan allekirjoittamista koskevat kysymykset jäivät tässä yhteydessä avoimiksi.
Tutustu lausuntoon: KILA 2125/2026