Mitä yhdistyksen sihteeri tekee? Mitä vastuita yhdistyksen sihteerillä on? Kuka vastaa pöytäkirjojen oikeellisuudesta? Voiko sihteeri joutua henkilökohtaiseen vastuuseen? Kuka allekirjoittaa pöytäkirjan? Kuinka nopeasti pöytäkirja on allekirjoitettava?
Yksi kysytyimmistä aiheista Aigiksen yhdistystoimijoille järjestämissä koulutuksissa on yhdistyksen tai hallituksen sihteerin tehtävät.
Varsinkin pienemmissä yhdistyksissä yksi hallituksen jäsen nimetään usein sihteerin tehtävään. Tehtävään kuuluu tyypillisesti pöytäkirjan pitäminen hallituksen kokouksissa, hallinnollisia asioita ja usein myös jäsenasioista vastaaminen.
Tässä artikkelissa Aigis Lakiasiaintoimiston lakimies Sami Makkonen avaa yhdistyksen sihteerin keskeisiä tehtäviä ja yleisiä vastuita lainsäädännön näkökulmasta. Sami avustaa yhdistyksiä suurista valtakunnallisista liitoista pienempiin yhdistyksiin laajasti erilaisissa oikeudellisissa kysymyksissä. Hän toimii myös YhdistysLex-palvelun vastaavana toimittajana ja kouluttaa säännöllisesti.
Yhdistyslaki ja sihteeri
Yhdistyksen sihteerin tehtävä ei lähtökohtaisesti ole pakollinen yhdistyksessä, sillä yhdistyslaki ei edellytä sihteerin valitsemista. Yhdistyslaki ei myöskään rajoita sitä, kuka voi toimia yhdistyksen sihteerinä tai sihteerinä yhdistyksen kokouksessa.
Yhdistyksen säännöissä voidaan kuitenkin määrätä, että yhdistyksellä tulee olla tai voi olla sihteeri. Sihteerin valitseminen esimerkiksi hallituksen keskuudesta ei kuitenkaan edellytä tätä.
Yhdistyksen sihteerin tehtävät
Yhdistyslaissa ei ole erityisiä yhdistyksen sihteeriä koskevia velvoitteita. Siksi yhdistyksessä voidaan vapaasti määrittää, mitä sihteerin tehtäviin kuuluu. Tehtävät voivat muotoutua käytäntöjen kautta, niistä voidaan päättää tai ne voidaan määrätä säännöissä.
Pienemmissä yhdistyksissä yhdistyksen sihteeri saattaa vastata esimerkiksi seuraavista asioista:
- Hallituksen kokousten pöytäkirjojen laatiminen
- Kokousjärjestelyt
- Jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenasioiden hoitaminen
- Tietosuoja
- Arkistointi
- PRH-ilmoitukset
Listaus on esimerkinomainen ja käytännössä yhdistyksissä on vaihtelevia käytäntöjä. Tehtäväalueeseen vaikuttaa käytännössä yhdistyksen toiminnan luonne ja laajuus sekä yhdistyksessä omaksuttu työnjako. Monessa pienemmässä yhdistyksessä työnjako saattaa määrittää, että esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja hoitaa joitain yllä mainituista tehtävistä.
Kuka voi toimia hallituksen sihteerinä?
Yhdistyslaki ei edellytä, että hallituksen sihteerin täytyy olla hallituksen jäsen. Myös työntekijä, toimihenkilö tai esimerkiksi ulkopuolinen juristi voi toimia yhdistyksen hallituksen sihteerinä. Yhdistys voikin vapaasti määrittää, kuka toimii hallituksen sihteerinä.
Usein varsinkin pienemmissä yhdistyksissä sihteerinä toimii joku hallituksen jäsenistä. Useimmiten sihteerinä toimivan henkilön titteli on myös ”sihteeri”. Hieman suuremmissa yhdistyksissä ja liitoissa sihteerinä toimii yleensä joko yhdistyksen työntekijä tai ulkopuolinen juristi.
Joissain suuremmissa yhdistyksissä ja liitoissa yhdistyksen toiminnanjohtajan titteli saattaa olla pääsihteeri. Pääsihteeriä ei kannata sekoittaa hallituksen sihteeriin, vaikka pääsihteerin tehtävänkuvaan voi kuulua myös hallituksen sihteerinä toimiminen. Kyse on työntekijästä, joka johtaa yhdistyksen päivittäistä toimintaa.
Sihteerin valitseminen
Sihteerin valintatapa riippuu yhdistyksestä ja sihteerin roolista. Yhdistys voi lähtökohtaisesti itse määrittää valintatavan. Valintatavasta on mahdollista määrätä myös yhdistyksen säännöissä.
Pienimmissä yhdistyksissä sihteeri on useimmiten yhdistyksen kokouksessa valittu hallituksen jäsen, jolle hallitus on päättänyt uskoa sihteerin tehtävät. Toisin sanoen useimmiten hallitus valitsee keskuudestaan sihteerin. Sihteeri ei kuitenkaan välttämättä toimi automaattisesti sihteerinä hallituksen kokouksessa. Melko tavanomainen tapa on, että kussakin kokouksessa sihteeri valitaan kokouksen aluksi. Voi kuitenkin olla, että hallitus on sopinut, että sihteeri toimii lähtökohtaisesti sihteerinä kokouksissa. Tällöin sihteeriä ei tarvitse valita joka kokouksessa uudelleen.
Sihteerin vastuu päätöksistä
Sihteerin vastuu päätöksistä riippuu siitä, missä roolissa sihteeri on osallistunut päätöksentekotilaisuuteen. Jos sihteeri on hallituksen jäsenenä osallistunut päätöksentekoon, hän on samalla tavalla vastuullinen päätöksestä kuin muutkin päätöksentekoon osallistuneet hallituksen jäsenet.
Sihteeri ei ole vastuussa tehdystä päätöksestä vain sen perusteella, että hän on kirjannut sen pöytäkirjaan. Sihteerinä toimiminen ei siten yleensä vaikuta sihteerin vastuuseen päätöksestä.
Sihteerin vastuu pöytäkirjan oikeellisuudesta
Yhdistyksen sihteerin yleisin tehtävä lienee pöytäkirjan pitäminen hallituksen kokouksista. Tällöin sihteeri kirjaa kokouksessa tehdyt päätökset, esitykset, äänestykset ja mahdollisesti myös kokouksessa käydyn keskustelun. Sihteeri myös yleensä allekirjoittaa pöytäkirjan yhdessä kokouksen puheenjohtajan kanssa.
Vaikka sihteeri laatii pöytäkirjan, päävastuu pöytäkirjan oikeellisuudesta kuuluu lähtökohtaisesti kokouksen puheenjohtajalle. Hyvään yhdistystapaan kuitenkin kuuluu, että myös sihteeri hyväksyy pöytäkirjan.
Voit lukea pöytäkirjan pitämisestä lisää esimerkiksi tästä YhdistysLexin syventävästä artikkelista (maksumuurin takana).