Yhdistyksen kokouksen merkitys
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen jäsenet käyttävät päätösvaltaansa lähtökohtaisesti yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen kokous on siten yhdistysdemokratian ja jäsenten oikeuksien kannalta keskeinen vaikuttamistilaisuus.
Yhdistyslain mukaan ainakin seuraavia asioita koskevat päätökset on tehtävä lähtökohtaisesti yhdistyksen kokouksessa:
- yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta;
- kiinteistön luovuttamisesta tai kiinnittämisestä taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttamisesta;
- äänestys- ja vaalijärjestyksestä;
- hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitsemisesta tai erottamisesta;
- tilinpäätöksen tai vuosilaskelman vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä; sekä
- yhdistyksen purkamisesta.
Lisäksi yhdistyksen kokouksessa on päätettävä yhdistyksen säännöissä määrätyistä asioista. Yhdistyslain ja sääntöjen edellyttämien asioiden lisäksi yhdistyksen kokouksessa voidaan käsitellä muitakin asioita.
Milloin yhdistyksen kokous on pidettävä?
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen kokous on pidettävä yhdistyksen säännöissä määrättynä aikana. Yhdistyksen omissa säännöissä määrätään siksi siitä, kuinka monta kokousta vuodessa järjestetään, milloin ne pidetään ja mitä asioita niissä käsitellään.
Kokoukset voidaan jakaa sääntömääräisiin ja ylimääräisiin yhdistyksen kokouksiin. Sääntömääräisiä kokouksia ovat kaikki säännöissä määritellyt kokoukset, jotka on pidettävä (esimerkiksi vuosikokous tai kevät- ja syyskokous).
Mitä siitä seuraa, jos vuosikokous tai muu yhdistyksen sääntömääräinen kokous pidetään liian myöhään?
Yhdistysten säännöissä on yhdistyslain mukaan määrättävä ajankohta, johon mennessä sääntömääräinen kokous (esimerkiksi vuosikokous, kevätkokous tai syyskokous) on pidettävä. Hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että yhdistyksen kokous pidetään sääntöjen edellyttämässä ajassa.
Myöhästymisestä voi seurata niin oikeudellisia kuin myös käytännön ongelmia, sillä tällöin rikotaan yhdistyksen sääntöjä eikä kokous ole lainmukainen. Hallitus voi joutua myös henkilökohtaisesti vastuuseen sääntöjen laiminlyönnistä.
Vaikutukset kuitenkin riippuvat pitkälti tilanteesta. Jos kyseessä on vähäinen viivästys (esimerkiksi päivä tai pari), seuraukset eivät usein ole merkittäviä. Mitä pidemmäksi myöhästyminen kuitenkin venyy tai mitä useammin ongelma toistuu, sitä suurempi riski syntyy siitä, että yhdistyksen päätöksentekoa ryhdytään riitauttamaan tai yhdistykselle tai sen jäsenille aiheutuu vahinkoa.
Virhettä ei ole mahdollista korjata sillä, että kokouskutsu toimitetaan myöhässä tai sääntöjen vastaisella tavalla, jotta kokous saadaan pidettyä ajoissa. Näennäisesti pieneltä vaikuttava virhe voi johtaa kokouksen päätösvallan kyseenalaistamiseen.
Hallituksen vastuu korostuu ongelmatilanteissa
Yhdistyksen hallituksella on velvollisuus huolehtia siitä, että yhdistyksen toiminta on lain ja yhdistyksen sääntöjen mukaista. Yhdistyksen kokousten asianmukainen järjestäminen sisältyy tähän vastuuseen.
Jos hallitus laiminlyö kokousten järjestämisen tai menettelee kokousta kutsuttaessa tai kokouksen aikana sääntöjen tai lain vastaisesti, menettely voi johtaa vahinkoihin tai altistaa kokouksessa tehdyt päätökset mitättömyydelle tai moitekanteelle. Tällaiset tilanteet voivat aiheuttaa jäsenistössä voi epäluottamusta hallitusta kohtaan, ja vakavimmissa tilanteissa voidaan joutua arvioimaan myös hallituksen tai sen jäsenen vastuuta aiheutuneista vahingoista.
Hallituksen kannattaa siksi suhtautua yhdistyksen kokousten järjestelyihin asianmukaisella huolellisuudella.
Virheiden ennaltaehkäiseminen
Lähes kaikki yhdistyksen kokousten järjestelyissä ilmenevät ongelmat ovat ehkäistävissä ennakolta. Hallituksen ja sen puheenjohtajan sekä mahdollisen toiminnanjohtajan on tärkeää olla selvillä sääntöjen kokousten ajankohtia, sisältöä ja koollekutsumismenettelyä koskevista määräyksistä.
Yhdistyksen kokous on tärkeää kutsua koolle hyvissä ajoin sääntöjen edellyttämässä ajassa, ja kokouskutsuun sisällyttää lain ja sääntöjen edellyttämät asiat. Yleisimmät virheet johtuvat siitä, että yhdistyksen kokous on kutsuttu koolle liian myöhään, kokouskutsuun ei ole sisällytetty vaadittavia asioita tai kokouskutsua ei ole toimitettu asianmukaisesti määräajassa kaikille jäsenille.
Jos herää epävarmuutta siitä, onko kokous mahdollista järjestää suunnitellulla tavalla tai ovatko aiemmat päätökset päteviä, tilanteeseen kannattaa puuttua välittömästi. Mitä aikaisemmin virhe havaitaan, sitä helpompi se yleensä on korjata.
Milloin kannattaa ottaa yhteyttä lakimieheen?
Lakimiehen apua kannattaa vakavasti harkita esimerkiksi silloin, kun vuosikokous on jäänyt pitämättä määräajassa, kokouskutsun sääntöjen- ja lainmukaisuudesta on epäselvyyttä tai jäsen on ilmoittanut harkitsevansa mitättömyys- tai moitekannetta.
Asiantuntija-avusta voi olla merkittävää hyötyä myös silloin, kun yhdistyksessä suunnitellaan sääntömuutoksia, käsitellään hallituksen vastuuta koskevia kysymyksiä tai arvioidaan jo tehdyn päätöksen pätevyyttä. Hallituksen pyytämä puolueettoman asiantuntijan mielipide riittää usein ratkaisemaan riidat ennakolta.
Ennakoiva juridinen neuvonta tuleekin poikkeuksetta huomattavasti edullisemmaksi kuin myöhemmin syntyvä riita. Oikeudenkäynneissä kustannusriski on tyypillisesti 10–20 kertainen verrattuna ennakoivaan apuun.
Aigis auttaa yhdistyksiä ja niiden hallituksia
Yhdistyksen kokousten asianmukainen järjestäminen on keskeinen osa yhdistyksen hyvää hallintoa. Sääntöjen vastaisesti järjestetty kokous voi johtaa päätösten riitauttamiseen, tarpeettomiin kustannuksiin ja pitkittyneisiin erimielisyyksiin yhdistyksen sisällä.
Aigis avustaa yhdistyksiä, hallituksen jäseniä ja muita vastuuhenkilöitä kaikissa yhdistysoikeudellisissa kysymyksissä. Autamme kokousten laillisuuden arvioinnissa, sääntöjen tulkinnassa, päätösten pätevyyteen liittyvissä kysymyksissä ja mahdollisissa riitatilanteissa.
Jos yhdistyksessänne on epäselvyyttä kokousmenettelyistä tai haluatte varmistaa päätösten lainmukaisuuden, ottakaa yhteyttä Aigis Lakiasiaintoimistoon. Oikea-aikainen neuvonta auttaa välttämään ongelmat ennen kuin ne kasvavat kalliiksi riidoiksi.
Ota yhteyttä toimisto@aigis.fi tai suoraan asiantuntijaamme, niin katsotaan kuinka voimme olla avuksi.
Saat meiltä tarvittaessa etukäteen hinta-arvion sekä ehdotuksen etenemistavoista.
Sami Makkonen
Osakas, OTM (Helsingin yliopisto)
sami.makkonen@aigis.fi